Para emergencias: +57 (4) 864 31 85 ituahs01@edatel.net.co

Gestión documental

Instructivo para la elaboración de documentos

Este instructivo ha sido elaborado con el fin de aportar a la organización administrativa en el manejo de la correspondencia de la empresa y facilitar a los funcionarios de cualquier nivel la toma de decisiones a través de un manejo rápido y preciso de las comunicaciones escritas.

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Listado de codificación de Serie y Subseries

Encuentre aquí el listado de inventario de Series documentales y la relación de Series y Subseries documentales

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Plan de Gestión Documental

Para lograr consolidar un fuerte sistema de gestión documental, el Instituto cuenta con un Programa de Gestión Documental que compila y estructura los procesos de la gestión documental de conformidad con los requerimientos de Ley.

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Programa de Gestión Documental

El Programa de Gestión Documental es la compilación de los lineamientos que se aplican en la administración de las comunicaciones oficiales y los actos administrativos en la E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Ituango para lograr agilidad y eficiencia en el desarrollo de las actividades que sustentan y en la toma de decisiones al interior de la organización, es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos que deben seguirse para el desarrollo de las funciones relacionadas con el flujo documental y los procedimientos de conservación y consulta.

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Reglamento Comité de Archivo

En la E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Ituango, han existido algunos vacíos relacionados con la Legislación documental vigente en Colombia, particularmente frente a la ley 594 de julio de 2000 y especialmente el manejo adecuado de los Inventarios de gestión (Acuerdo 038/02) y la radicación de algunas comunicaciones oficiales (Acuerdo 60/2001), incumpliendo así con algunas de las disposiciones del Archivo General de la Nación y del Departamento de la Función Pública.

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Inventario de Activos de Información de todas las Dependencias

Inventario Activos de Información

Apoyo Diagnóstico

En el servicio se generan los siguientes manuales, protocolos, procedimientos e informes a entidades de control como parte de la gestión documental de la Institución.

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Subdireccion Administrativa y Financiera

Documentos que genera el área Subdireccion Administrativa y Financiera

  • Presupuesto (plantilla enviada por la Seccional)
  • Boletin de bancos (área de tesorería)
  • Soportes de transferencia bancaria (plataforma del banco)
  • Interventoria de contratos
  • Orden de servicio
  • Orden de compra
  • Actas de comité (estas actas las generan subdirección administrativa, farmacia, cartera)
  • Actas de inicio de contrato y actas de terminación de contrato
  • Cuadro de turnos

Enfermería

Listado de documentos producidos en el área de enfermería y en los servicios de hospitalización y de Promoción y Prevención

  • Permisos
  • Actas de reunión
  • Actas de auditoria
  • Formatos
  • Solicitudes del personal ( permisos descansos
  • Soportes de horas deuda del personal
  • Listas de chequeo
  • Informes de evaluaciones
  • Informes de auditorias
  • Informes de actividades
  • Cuadro de turnos
  • Protocolos
  • Informes de aseos terminales

Estadística

En la oficina de Estadística solo se manejan las fichas epidemiológicas por año.


Farmacia

Los documentos generados por el servicio farmacéutico son:

  • Actas de baja en Excel
  • Actas de entrega para los diferentes servicios en Excel
  • Orden de compra a proveedores en Excel
  • Cartas
  • Circulares
  • Formato de devolución proveedores.
  • Comprobantes de ingreso de facturas de los proveedores este documento es generada por Xenco.

Odontología

Los documentos generados por la odontología son:

  • Acta de entrega de insumos de odontología
  • Registro de esterilización
  • Inventario materiales odontología
  • Certificado de atención
  • Registro de actividades pacientes crónicos
  • Registro del control biológico del proceso de esterilización
  • Registro horas extras por cuadro de disponibilidad del personal asistencial
  • Reporte de inventario odontológico
  • Reporte de inconsistencia en las historias clínicas
  • Control de radiografía periapicales de diagnóstico y tratamiento servicio odontológico
  • Demanda inducida
  • Registro temperatura
  • Eventos adversos incidentes odontológicos
  • Formato interno de reporte de evento o incidentes adeversoso con dispositivos médicos.
  • Registro de reporte de daño de equipos
  • Consolidados
  • Índice C.O.P anexo 3
  • Anexo 2
  • Registró diario de tratamiento odontológico
  • Cuadro de turno
  • Contrareferencia
  • Hojas de vida de los equipos
  • Odontogramas
  • Evolución
  • Consentimiento informado
  • Inventario
  • Cartas permisos
  • Actas
  • Manual de esterilización
  • FMP (documentos)
  • Ecos
  • Procesos y procedimientos
  • Cartas dentales
  • Contractos E.P.S.
  • Glosas
  • Farmacovigilancia y Tecnovigilancia
  • Licencia de RX
  • Hoja de vida de los equipos
  • Documentos de estudio
  • Maternas
  • Disentimiento informado
  • Auditoria de pyp
  • Actas de material vencido
  • Actas de entrega y recibido
  • Fichas técnicas
  • Registró desalojo restauración
  • Guías clínicas
  • Evaluaciones

Subdirección Científica

La información que se genera en la Subdirección Científica, es:

  1. Oficios
  2. Circulares
  3. Respuestas derechos de petición
  4. Memorandos
  5. Avisos para las emisoras
  6. Certificados
  7. Cuadros de turnos
  8. Interventorías
  9. Respuestas PQRS
  10. Actas de terminación de contrato
  11. Actas de inicio de contrato
  12. Contratos
  13. Interventorías
  14. Informe Gerencial
  15. Planes de mejoramiento
  16. Aval de pago
  17. Elaboración de materiales visuales para presentaciones (Powerpoint)
  18. Apoyo rendición de cuentas
  19. Solicitud de descargos
  20. Cartas de intención de contrato