Cada 8 días la responsable del Sistema de Información y Atención al Usuario SIAU, realiza la apertura de los buzones de sugerencias en Urgencias, Hospitalización y Consulta externa; de igual forma cada mes se realiza en las sedes de Santa Rita, El Carmelo y la Granja; este procedimiento se hace en compañía del representante de la Asociación de Usuarios y se verifica que los buzones estén totalmente dotados de papelería y lapiceros, asimismo que tengan la orientación para el usuario.
Durante la apertura se hace registro fotográfico, se cuentan las manifestaciones, se verifica por los testigos y se realiza el levantamiento de un acta en la cual se deja claro el número de manifestaciones. Las manifestaciones se clasifican de acuerdo a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones; finalmente se levanta un acta, la cual es firmada por la responsable del SIAU y el representante de los usuarios, luego se digitalizan en el formato de registro de manifestaciones y se procede a dar el trámite respectivo a cada una de ellas.
Para la respuesta se deben tener en cuenta los siguientes tiempos de respuesta de acuerdo al tipo de petición:
- Para cualquier petición: 15 días hábiles siguientes a la recepción.
- Para la petición de documentos: 10 días siguientes a la recepción.
- Consultas de materias a su cargo: 30 días siguientes a la recepción.
- Peticiones entre autoridades: 10 días siguientes a la recepción.
Las Reclamaciones y sugerencias anónimas se publicarán en la cartelera.
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